為進一步規(guī)范學校檔案管理，方便畢業(yè)生學歷認證時查詢檔案，學校檔案室現(xiàn)提供電子郵件查檔服務?，F(xiàn)將有關事項通知如下：
一、查檔范圍
為畢業(yè)生本人查閱提供在周口幼兒師范學校（淮陽師范學校）學習期間的錄取花名冊等檔案材料的復印件，并加蓋公章。加蓋學校公章或學校檔案室公章的檔案復印件，與原件具有同等效力。
二、申辦流程
畢業(yè)生通過預約郵箱在線申辦查檔。具體流程如下：
1.提出查檔申請
查檔人將畢業(yè)證書、身份證（正面）拍照，將畢業(yè)證、身份證電子版以附件形式發(fā)至學校預約郵箱。并在郵件正文中寫明查檔原因、需查詢檔案名稱，以及收件人姓名、電話、收件地址等信息。
2.工作人員審核
檔案室工作人員在收到申請郵件后，對查檔人提供的材料進行審核。審核通過后，為查檔人免費復印所需檔案并加蓋公章。
3.資料郵寄
學校檔案室為查檔人代辦郵政EMS郵寄業(yè)務，快遞費用到付。如對郵寄方式有其他要求，請在郵件中注明。
4.辦理期限
學校檔案室在工作日接收辦理申請郵件。收到申請郵件后，在5個工作日內（如遇節(jié)假日，時間順延）為畢業(yè)生辦理查檔、郵寄業(yè)務。
三、特殊情況處理
1.畢業(yè)證上信息（年齡、專業(yè)等）和檔案信息不一致的。工作人員會查詢檔案室保存的畢業(yè)生其他相關檔案資料，畢業(yè)證上信息確系有誤的，為畢業(yè)生出具證明,一并郵寄。
2.畢業(yè)生錄取花名冊印章缺失，或本人頁無印章的，為畢業(yè)生出具證明，一并郵寄。
3.本人現(xiàn)身份證信息與畢業(yè)證信息不一致。請先到本人檔案保管單位調取本人的考生報名登記表、學籍表、畢業(yè)生登記表，復印并加蓋保管單位公章，再到戶籍所在公安部門，查詢本人因何種原因等導致現(xiàn)身份證信息與畢業(yè)證信息不一致，并請公安部開具相關證明。查檔人請將上述材料拍照后，發(fā)到預約郵箱，學校在5個工作日內（如遇節(jié)假日，時間順延）予以回復。
4.畢業(yè)證丟失，需要辦理學歷證明書者。請先到本人檔案保管單位調取檔案中學籍表或畢業(yè)生登記表，復印并加蓋保管單位公章。帶著加蓋保管單位公章的學籍表或畢業(yè)生登記表復印件和一張本人紅底標準證件照，到校辦理學歷證明書。
5.在審核材料中，若出現(xiàn)其他特殊情況，學校工作人員會及時和查檔人溝通，予以回復。
預約郵箱：zkysdas@126.com。
咨詢電話:0394-6113695
周口幼兒師范學校檔案室
2022年1月10日
